Die Planung einer Veranstaltung kann komplex wirken – doch mit der richtigen Vorbereitung wird sie zum Kinderspiel. Im KOSMOS Berlin unterstützen wir unsere Kund:innen dabei, ihre Events professionell und stressfrei umzusetzen. Damit alles reibungslos klappt, benötigen wir einige zentrale Informationen von Ihnen. In diesem Blogbeitrag erklären wir, welche Details besonders wichtig sind – und warum sie helfen, Ihre Veranstaltung zum Erfolg zu machen.

1. Der gewünschte Termin

Der erste Schritt ist immer der Termin Ihrer Veranstaltung.

  • Welche Daten kommen für Sie infrage?

  • Gibt es flexible Alternativen, falls der Wunschtermin bereits belegt ist?

Warum das wichtig ist: Nur wenn wir den Termin kennen, können wir prüfen, ob unsere Location verfügbar ist und frühzeitig mit der Detailplanung starten.

2. Anzahl der Gäste

Die Gästeanzahl ist entscheidend für:

  • die Raumaufteilung

  • die Bestuhlung

  • die Verpflegung

Eine realistische Schätzung hilft uns, die passenden Räumlichkeiten vorzubereiten und unnötige Kosten zu vermeiden.

3. Budget pro Person

Ihr Budget bestimmt, welche Leistungen wir einplanen können. Im KOSMOS Berlin beginnen unsere Veranstaltungen ab einem Mindestumsatz von 130,00 € netto pro Person.

  • Catering und Getränke

  • Technik und Ausstattung

  • Dekoration und Service

Mit dieser Information können wir ein maßgeschneidertes Angebot erstellen, das perfekt zu Ihren Vorstellungen passt.

4. Art der Veranstaltung

Die Art des Events beeinflusst viele Entscheidungen:

  • Tagung oder Konferenz: Technik, Präsentationsflächen, Workshop-Räume

  • Gala oder Abendveranstaltung: Sitzordnung, Bühne, Beleuchtung

  • Hybrid-Event: Streaming, Mikrofone, Kameraequipment

Je genauer wir wissen, was geplant ist, desto passender können wir unsere Services empfehlen.

5. Besondere Wünsche oder Anforderungen

Vielleicht haben Sie spezielle Vorstellungen:

  • Catering für bestimmte Ernährungsweisen

  • Themen-Dekoration

  • Barrierefreiheit oder technische Extras

Diese Informationen sind wichtig, damit wir Ihre Veranstaltung individuell gestalten und ein rundum gelungenes Erlebnis garantieren können.

6. Kontaktinformationen und Ablauf der Planung

Um den Planungsprozess zu vereinfachen, benötigen wir:

  • Ansprechpartner:in und Kontaktdaten

  • bevorzugte Kommunikationswege

So können wir sicherstellen, dass alle Details klar und effizient besprochen werden.

Fazit

Je mehr Informationen Sie uns im Vorfeld geben, desto reibungsloser läuft die Eventplanung. Im KOSMOS Berlin profitieren Sie von unserer Erfahrung und unserem Rundum-Service – von der ersten Anfrage bis zum erfolgreichen Event.